涉外秘书是我国外向型、复合型、国际化的当代秘书，是改革开放以来的热门人才。本书结构整齐，从涉外秘书的界定、由来、发展、分布、现状、前景预测，到涉外秘书的功能、职场环境、任职资格、自身形象、应具备的素质技能、职业道德以及如何应聘，系统全面地论述了涉外秘书工作的基本理论。书中并介绍、分析、比较了国外一些主要国家和我国香港特区的秘书工作，以资借鉴。并列有近三十所美国设置行政助理和秘书本科专业院校的名单。

本书可供秘书学、档案学、行政管理学、公共管理学、企业管理学等相关专业师生作为教学、学术研究用书，可供广大在职秘书人员学习、借鉴、研究之用。

第一章 办公室管理1

第一节 办公室的种类1

一、 办公室的布局1

二、 涉外秘书的办公室4

第二节办公室的布置7

一、 涉外秘书办公桌的选择7

二、 办公室的管理9

第三节办公室的美化11

一、 办公室环境的科学标准11

二、 办公室环境的美化15

第二章 接打电话的艺术17

第一节 接打电话的要领17

一、 礼貌17

二、 准确20

三、 高效21

第二节处理打给上司的电话22

一、 挡驾22

二、 上司正在开会、外出时的电话23

三、 其他注意事项23

第三节用英语接打电话24

一、 接答电话25

二、 上司不在或为上司挡驾的电话27

三、 电话记录和留言29

四、 国际电话32

第三章 处理邮件36

第一节 收到邮件的处理37

一、 收受邮件37

二、 邮件的初步分类37

三、 拆阅邮件38

四、 邮件登记40

五、 邮件的分发41

第二节发出邮件的处理45

一、 打印信封45

二、 装封前的检查47

三、 信件的装封48

第三节电子邮件的处理49

一、 流行的新通信方式49

二、 电子邮件的处理50

三、 编写电子邮件的要领51

四、 传真收发的操作53

第四章印章管理56

第一节印章的作用和种类、式样56

一、 印章的作用56

二、 印章的种类57

三、 印章的式样58

第二节印章的产生和使用60

一、 印章的刻制、颁发和启用60

我自20世纪80年代前期投身于秘书事业后，先是运用自己的历史学学养，结合对自己秘书工作经历的理解，经几年研究，撰写出版了《中国秘书史》，开创和奠定了秘书学科中史的部分，使秘书学科的体系趋于充实、丰富、完整。

其后，身处国际大都市的上海，在以经济建设为中心、改革开放的国策下，眼见三资企业涌现，社会迫切而大量需要新型秘书人才，同时，也为了充实自己的教学工作经验，遂于80年代后期开始了对涉外秘书的研究。我调查走访了各种三资企业，召集假期去三资企业实习的学生开座谈会，从中了解情况，从反映三资企业白领职场现状的各种报纸杂志上收集资料，查找国家专业部门对三资企业的统计数据和分析报告，阅读美国《韦氏秘书手册》等，由此逐步写出讲义，开讲涉外秘书概论、涉外秘书实务等课程，大受学生欢迎。我在授课的同时，对这领域作步步深入的研究，先后在兰州大学《秘书之友》、上海大学《秘书》、中共中央办公厅《秘书工作》等刊物上，发表了数十篇涉外秘书方面的文章。授课数年后，在不断修改、更新讲义和数十篇文章的基础上，于上世纪九十年代后期起，撰写出版了涉外秘书的一系列教材。2000年，我编著的《涉外秘书概论》被教育部列为全国自考指定教材。2007年，为满足社会需求，由上海人民出版社出版了我的《涉外秘书纲要》《涉外秘书实务》《涉外秘书英语》，收到了良好的社会效果。

涉外秘书是改革开放国策的产物，随着新时代对外开放的大门越开越宽，随着“一带一路”步伐的越迈越大，涉外秘书的需求量随之增加，涉外秘书书籍的需求量也同步增加。为此，上海人民出版社顺应时代潮流，决定对12年前出版的《涉外秘书纲要》《涉外秘书实务》《涉外秘书英语》再版。我遂再度收集各方面资料，对原书一一做了仔细修改，删旧增新，补充内容，形成此修订版。希望能满足广大读者的需要，也希望大家对书中不足之处不吝赐教。