信息时代对档案信息的传递与利用提出了新挑战，以公众为导向，创新理论、优选新方法，是档案资源建设与信息化服务管理的发展方向。

本书从理论与实践双重角度系统阐释了档案资源建设与信息化服务管理的路径与方法。阐述当前我国档案资源建设与服务的现状，在此基础上分析档案资源建设与服务的动力机制；从档案信息数字化、电子文件归档、档案数据库建设等方面解析档案资源建设的实施流程；系统分析档案资源整合、档案信息化规划与实施、档案信息规范化管理、档案管理信息系统建设、档案信息化保障体系建设，并提出未来档案信息化管理与建设的创新思路；跟进契合时代发展的新媒体方式，分析新媒体环境下档案服务的创新发展理念，从意识、体制、平台、方式等方面，探讨拓展新媒体档案服务的有效路径。提升理论，落地方法，希望本书能够为档案管理人员提升素质与能力、提高工作绩效提供科学的理论指导与方法借鉴。

目录

第一章  概述

第一节  档案的基本知识

第二节  档案工作

第三节  档案资源建设

第四节  档案信息化

第二章  档案资源建设与服务

第一节  档案资源建设与服务现状

第二节  档案资源建设与服务的动力机制

第三章  档案资源建设实施

第一节  档案信息的数字化

第二节  电子文件的归档

第三节  档案数据库的建设

第四节  数字档案的存储

第四章  档案资源整合

第一节  档案资源整合概述

第二节  档案资源整合方式

第五章  档案信息化规划与实施

第一节  档案信息化的发展战略

第二节  档案信息化的规划

第三节  档案信息化的实施原则与方法

第四节  档案信息化策略的实施

第六章  档案信息规范化管理

第一节  档案信息的收集归档管理

第二节  档案信息的保管与防护管理

第七章  档案管理信息系统建设

第一节  数字档案室建设

第二节  数字档案馆建设

第三节  档案网站建设

第八章  档案信息化保障体系建设

第一节  人才队伍保障体系

第二节  信息安全保障系统

第九章  档案信息化管理与建设的创新

第一节  文件档案一体化管理

第二节  档案资源多元化利用

第十章  新媒体环境下档案服务的发展

第一节  新媒体概述

第二节  新媒体环境下的档案服务创新理念

第三节  新媒体环境下档案服务创新的路径

参考文献

  第三章  档案资源建设实施

   第一节  档案信息的数字化

二、纸质档案的数字化

（一）纸质档案数字化的技术模式

1.目录数据与全文图像分体方式

每份文件的目录数据与全文图像分开存放：目录信息存放于目录数据库，全文图像以文件形式按照预定的存储规则和命名规则存储于文件服务器。目录数据库记录中的一个字段用以存储对应全文图像的存储路径，在目录数据库中检出文件记录后，借助记录中的存储路径可链接、显示该文件的数字图像。目录数据与全文图像分体方式减小了目录数据库的规模，加快了对目录数据库的操作处理速度，提高了数据检索和更新的效率，确保了数据库的稳定性；其缺点是地址链接容易出错，数据挂接颇费精力，需要通过软件来实现全文图像和目录数据库的一致性备份，因此程序编写较为复杂。

2.目录数据与全文图像一体方式

目录数据与全文图像作为一条记录存放在同一数据库中，即将档案的数字图像作为文件记录的一个字段（大对象数据项）直接存储到数据库中。

3.OCR全文与目录数据合一、图像分体方式

为实现档案内容的全文检索，很多应用系统对于印刷清晰的纸质文件在扫描其数字图像的同时，还采用OCR（光学字符识别）技术将扫描形成的图像文件转换成文本文件，建立文本与图像页面之间的对应关系。使用时，具有全文检索功能的系统可以对存入其中的文本文件进行逐字、逐词式全文检索（基于文件内容的检索），在查找到所需内容后，再调阅该文本内容所对应的图像页面（扫描图像），以观看档案文件的原貌。OCR的文本全文可作为不定长字符型字段附加在相应文件的目录数据之后，供档案管理系统对该文件进行自动标引和全文检索之用。除全文检索外，这种方式的另一个优点是可以对存储的档案文件进行自动、半自动标引，极大地减少著录标引的工作量。其缺点是配置成本较高，需要配置全文检索工具软件。

   （二）纸质档案数字化的工作流程

1.档案整理

纸质档案数字化首先要进行档案整理，具体流程如下。

（1）检查案卷文件及其目录数据的质量。

在扫描开始前，档案整理人员先按扫描计划和工作进程，以一定卷数为一个批次，从档案库房提取档案，检查案卷的完整性，并按照《档案著录规则》等的要求，规范档案目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。对有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等要进行修改。

（2）拆除装订物。

如果不去除装订物会影响扫描工作的开展，则应拆除装订物，包括起订、拆卷、撕开粘贴页等，使档案文件以散张形式存放。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

（3）区分扫描件和非扫描件。

拆分前检查卷内页号是否完整无误，发现有误及时纠正，发现没有页号正确添加，以防止档案文件丢失和错序。然后从中选出需要扫描的页面，再次编制所需扫描的页号，两个页号通过不同的铅笔颜色或位置进行区分，以确保档案还原时能够清楚地区别和核实页数。此后，把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开，并按扫描后的电子文件组织形式进行重新分类，以便进行批量扫描。

（4）页面修整。

破损严重、无法直接进行扫描的文件，应先进行技术修复。因褶皱不平而影响扫描质量的原件，要先进行相应处理（压平或熨平），再进行扫描。

（5）档案整理。

登记分类整理后的档案，按顺序交付扫描人员，交接时填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录每份档案文件的起始页号和页数，并由交接双方签字。

（6）装订。

扫描工作完成后，档案原件应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

前言

当代信息环境下档案信息传递与利用的新趋势，使档案工作面临体制变革的问题，需要新的理论指导，优选新的方法进行档案资源建设和服务，是亟待解决的重要问题。因此，如何针对以公众为导向的“新的发展”，对档案资源建设与信息化服务管理进行全面、系统的研究，不仅具有重要的理论意义及学术价值，而且具有重要的实践价值。

本书系统阐释了如何对档案资源进行信息化管理与建设，主要内容包括以下几个方面：阐述当前我国档案资源建设与服务的现状，在此基础上分析档案资源建设与服务的动力机制；从档案信息数字化、电子文件归档、档案数据库建设等方面解析档案资源建设的实施流程；从档案资源整合、档案信息化规划与实施、档案信息规范化管理、档案管理信息系统建设、档案信息化保障体系建设几个方面揭示档案资源建设与信息化服务管理的深刻内涵，并提出未来档案信息化管理与建设的创新思路；最后，跟进契合时代发展的新媒体方式，分析新媒体环境下档案服务的创新发展，从意识、体制、平台、方式等方面，分析拓展新媒体档案服务的有效路径。

本书由江冰林、丛迪阳、赵津华等编写。具体分工如下：江冰林负责撰写第二章、第七章和第九章，约8万字；丛迪阳负责撰写第一章，约7万字；赵津华负责撰写第三章、第五章，约10.5万字；董悦负责撰写第四章，约1.5万字；邱冉冉负责撰写第八章，约1万字；张雅洁负责撰写第六章，约1.5万字；张杏杏负责撰写第十章，约1.5万字。

本书写作过程中，参考了大量已公开出版和发表的研究成果，在此对文献著述者一并表示感谢。当今档案管理理论与实践发展很快，书中难免存在疏漏之处，敬请读者批评指正。

编者

2024年6月